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会计必学的7个档案管理技巧

2019-09-19 信达会计培训
会计必学的7个档案管理技巧

今天信达会计小编带大家看看到底那7个档案管理的技巧需要我们必学呢?会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。陕西会计培训通过以往学员中遇到的问题总结以下几点,我们来看看吧!

实务中,由于工作疏忽一旦单位或个人违反《会计档案管理办法》,则很可能会受到由县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规做出的处理处罚。那么,会计档案管理,哪些问题需要注意呢?

问题1

哪些会计资料应当进行归档?

根据规定,下列会计资料应当进行归档:

1.会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

2.会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

3.财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

4.其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

问题2

单位会计管理机构临时保管会计档案有何时限要求?

单位的会计机构或会计人员所属机构(统称单位会计管理机构)按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

问题3

单位会计管理机构在办理会计档案移交时应注意哪些问题?

单位会计管理机构在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

问题4

单位保存的会计档案能否对外借出?

单位保存的会计档案一般不得对外借出,确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。

会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

问题5

单位委托中介机构代理记账的,应注意哪些问题?

单位委托中介机构代理记账的,应当在签订的书面委托合同中,明确会计档案的管理要求及相应责任。

问题6

建设单位在项目建设期间形成的会计档案何时需要移交?

建设单位在项目建设期间形成的会计档案,需要移交给建设项目接受单位的,应当在办理竣工财务决算后及时移交,并按照规定办理交接手续。

问题7

经鉴定可以销毁的会计档案,应当履行哪些销毁程序?

经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:

1.单位档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

2.单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

3.单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

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